Het vereenvoudigen en versnellen van de OER met OERknal en FormuLeer

geplaatst op: 20 mei 2021
Categorie(ën): Oerknal

Wettelijk is bepaald dat elk roc per opleiding een Onderwijs- en Examenregeling (OER) dient te hebben. De OER bevat alle regels over de opleiding, met het accent op toetsing en examinering.  Het ontwikkelen van deze onderwijs- en examenprogramma’s is een complex proces waarbij onderwijsteams, examencommissies en administratie vaak onder tijdsdruk nauw samenwerken.

Joep Lemmens (teamleider Functioneel Beheer) en functioneel beheerders Sylvia van den Bogert en Melvin van Kalsbeek vertellen over de zoektocht van VISTA college naar een geoptimaliseerde manier van OER creatie en publicatie en hoe zij in OERknal en FormuLeer de oplossing vonden.

Het OER proces bij VISTA college

Het opstellen van de OER wordt uitgevoerd door veel verschillende betrokkenen. Binnen VISTA college zijn dat de ontwerpers (meestal de onderwijskundig leider), Functioneel Beheer, examencommissie en examenbureau. De OER moet daarna ook formeel worden vastgesteld. Examencommissie en de opleidingsmanager (gemandateerd door het CvB) tekenen deze af. Zij zijn verantwoordelijk richting onderwijs en onderwijsinspectie. De kwaliteit van onderwijs- en examenprogramma's en een correcte vastlegging is daarom van groot belang.

Zodra de OER is vastgesteld kan deze en de gerelateerde onderwijsdocumenten worden gepubliceerd. Studenten gebruiken dit soort documenten niet alleen om zich te oriënteren, maar ook kunnen ze er rechten aan ontlenen met betrekking tot het onderwijsprogramma of de examens. Het is dus belangrijk dat de inhoud en opmaak correct en eenduidig zijn voor alle opleidingen.

Binnen VISTA college is het proceseigenaarschap belegd bij de Proceseigenaar Groep (Functioneel Beheer, Strategie en Onderwijsbeleid en de opleidingsmanager). 

VISTA college campus

De keuze voor OERknal & FormuLeer

Sylvia vertelt: ”in de periode voor OERknal en FormuLeer was dit proces vooral handmatig: tijdens het opstellen van de OER werd het Word-document van het ene mapje naar het andere mapje verplaatst. Dan moest die persoon er wat mee en daarna moest de volgende persoon er wat mee. Uiteindelijk kwam het dan bij Functioneel Beheer uit en dan moest ik in Excel-bestanden per opleiding bijhouden wanneer wat was aangeleverd en wanneer het was vastgesteld. Uiteindelijk moest ik per cohort meerdere Excel-bestanden bijhouden.”

 Na een eerste contact met FirstKlas, werd het team Functioneel Beheer van Arcus College uitgenodigd om op de Nationale Onderwijstentoonstelling (NOT) te komen kijken naar de presentatie van OERknal. Melvin zegt: “Dat zag er heel interessant uit omdat dat niet alleen ging over het inlezen van structuren in het Studentinformatiesysteem, maar ook het management eromheen. Dus: hoe beheer je het hele proces door workflows en hoe houd je daar grip op?”

Implementatie en aanbestedingstraject

Arcus College is daarna ingestapt en werd OERknal en FormuLeer middels een pilot bij 3 afdelingen geïmplementeerd.  Joep verheldert: “We zijn inderdaad begonnen met een kleine groep. Ik kan me nog herinneren dat er vanuit functioneel beheer de wens was om het snel breder te trekken zodat we niet verschillende processen naast elkaar hoefden te beheren. Dat is gelukt en vrij snel zaten we met heel Arcus College in OERknal te werken. Daarna is daar ROC Leeuwenborgh bij aangesloten. En is het nu, na het fusietraject, het tweede jaar dat heel VISTA in OERknal aan de slag is. 

Nadat VISTA college de applicatie(s) 2 jaar in gebruik had werd er besloten om een aanbestedingstraject uit te schrijven voor “Registratie Onderwijs- en Examen Regeling”. Deze aanbesteding is begin 2021 gegund aan FirstKlas voor de levering van OERknal en FormuLeer voor een periode van maximaal 10 jaar.

OERknal en FormuLeer bij VISTA college

OERknal faciliteert het ontwerpen van de onderwijs- en examenprogramma’s in een gebruiksvriendelijke applicatie die voor iedere rol optimaal is ingericht. De uitvoering verloopt via een workflow-methodiek en de applicatie verschaft deadlines. Benodigde gegevens van SBB en examenleveranciers zijn tevens direct bij de hand: de applicatie controleert of gegevens conform regelgeving zijn ingevoerd. OERknal regelt het aftekenen van een OER of een examenplan door de daartoe aangestelde functionaris. De vaststelling is dan voor iedereen in te zien, ook voor de inspectie.  Het resultaat kan direct naar het Studentinformatiesysteem geëxporteerd worden.

Melvin legt uit: “We hadden een processchema en dat zijn we gaan vertalen naar de mogelijkheden die OERknal biedt. En eigenlijk paste dat proces best goed, op wat technische zaken na. Dat had er voornamelijk mee te maken dat OERknal je dwingt om per module (summatief, formatief, keuzedelen, generiek) een proces en bijbehorende workflows te definiëren en de OER te controleren. Dat was in het begin wel even wennen voor mensen, maar nu geven betrokkenen, die er al 2 jaar mee werken, dat het eigenlijk reuze meevalt en dat ze er niet zoveel problemen mee hebben. Dat blijkt ook wel uit de jaarlijkse evaluaties. Echter het in één keer goedkeuren van de OER blijft een wens die we open hebben staan.”

FormuLeer is een applicatie die gegevens uit andere bronnen zoals Eduarte, OERknal en SBB haalt en daarmee onderwijsdocumenten in pdf of HTML-formaat genereert, zoals een OER, studiewijzer, examenplan of keuzedelengids. In FormuLeer zijn de opmaak en stijl al centraal bepaald waardoor er geen knip- en plakwerk of handmatig samenvoegen van documenten meer nodig is. Met FormuLeer wordt informatie eenduidig verstrekt en onderhouden.

Binnen VISTA college gebruiken momenteel 150 betrokkenen de webapplicaties OERknal en FormuLeer.

“Het grootste voordeel is dat je grip kunt krijgen en houden op het proces. Je kunt structuur bieden bij dit toch wel weerbarstige proces, en daarmee kun je dus een kwaliteitsslag maken."  - Joep Lemmens, VISTA college.

FirstKlas als partner

De samenwerking tussen FirstKlas en VISTA college kenmerkt zich als prettig en flexibel. Melvin: “Ik vind het een hele prettige samenwerking. Er wordt altijd vrij snel gereageerd op tickets. Dat hoeft dan niet meteen een oplossing te zijn, maar het is al fijn om meteen bericht te krijgen van we hebben het ontvangen en we gaan ermee aan de slag. De meeste oplossingen worden ook vrij snel uitgevoerd, op enkele meldingen na. En dat is ook begrijpelijk als die diep in de kern van de applicatie moeten worden opgelost”.

Joep vult verder aan: “Je ziet toch wel bij het breed invoeren van zo’n nieuwe applicatie, dat het toch wel eventjes een aanloop nodig heeft voordat het goed landt bij iedereen. Er waren in het verleden wel wat klachten van gebruikers maar die zijn goed opgelost. Ik ben benieuwd hoe het dit jaar gaat lopen.”

Er zijn vanuit VISTA college ook zeker nog wensen voor de toekomst. FirstKlas vindt het een mooie uitdaging om hierin mee te denken vanuit het gebruikersoverleg en de processen omtrent OER creatie en publicatie nog verder te stroomlijnen.

Meerwaarde van de applicatie(s)

Na enkele jaren gebruik zien de betrokkenen binnen VISTA college zeker de meerwaarde van OERknal en FormuLeer. “We hebben geen concrete cijfers maar de overstap van handmatig werken naar OERknal scheelt heel wat mensuren. Zowel bij de ontwerpers die de gegevens invullen en er nu een stuk sneller mee klaar zijn. Maar ook zeker aan de kant van Functioneel Beheer waar we de Excel-bestanden moesten bijhouden en waar ook alle structuren met de hand gebouwd moesten worden,” geeft Melvin aan.

Sylvia beaamt dit: “Wat voor een functioneel beheer een heel groot voordeel is, is dat je de structuren uiteindelijk kan inlezen in het Studentinformatiesysteem. Dat is ook jarenlang handwerk geweest. En het monitoren van het hele proces, dat kan nu op een hele prettige manier. Je kunt precies zien waar iemand zich in het proces bevindt. En je kunt er altijd mensen op attenderen dat er nog dingen openstaan”, geeft Sylvia aan.

Joep concludeert: “Het grootste voordeel is dat je grip kunt krijgen en houden op het proces. Je kunt structuur bieden bij dit toch wel weerbarstige proces, en daarmee kun je dus een kwaliteitsslag maken." 


Bent u op zoek naar een oplossing om het proces van OER creatie en publicatie te vereenvoudigen en te versnellen? Neem contact op met onze onderwijsadviseurs voor een vrijblijvende afspraak.
✆ 040-2930395
✉ info@firstklas.nl


Over VISTA college

Logo Vista college

VISTA college is een nieuwe naam in Zuid-Limburg, maar zeker geen nieuwkomer. Een gevestigde mbo-onderwijsinstelling die in 2019 is voortgekomen uit de fusie tussen Arcus College en ROC Leeuwenborgh. Klaar voor de toekomst om in de regio een breed en modern opleidingsaanbod te blijven aanbieden. De nieuwe schaalgrootte geeft de mogelijkheid een breder portfolio te ontwikkelen en één heldere strategische lijn te volgen. Om gezamenlijk te professionaliseren en digitalisering een impuls te geven. VISTA faciliteert meer dan 230 mbo-opleidingen voor meer dan 13.000 studenten en 3.000 cursisten vanuit 13 locaties in Zuid-Limburg.

Contact

FirstKlas
Gestelsestraat 258
5654 AM Eindhoven
040 - 293 03 95
info@firstklas.nl