Studiegids online publiceren middels FormuLeer

geplaatst op: 10 april 2019
Categorie(ën): Formuleer | Studiegidsen

Het maken en publiceren van de studiegids is voor elke mbo-instelling een tijdrovende bezigheid. Dat wil zeggen, als het nog gebeurt zonder gebruik van FormuLeer. Zo was ook ROC Midden Nederland op zoek naar een applicatie om het proces van het maken van de studiegids te verbeteren. Vanuit DOS (Dienst Onderwijs Services) backoffice vertelt procesbeheerder Gerard den Dubbelden over de zoektocht naar een andere manier van studiegidsen maken en hoe hij in FormuLeer een oplossing vond. Den Dubbelden houdt zich onder andere bezig met de inrichting van onderwijslogistieke processen. Aandachtsgebieden voor hem zijn onder meer studentbegeleiding, instroom, keuzedelen en studiegidsen.Gratis vrijblijvende demo aanvragen

Studiegidsen bij ROC Midden Nederland

Betreffende het aandachtsgebied ‘studiegidsen’ kreeg Den Dubbelden een tijdje geleden vanuit het College van Bestuur (CvB) de opdracht het proces wat meer 21ste eeuw te maken. Keypoints daarbij waren:

  • Betere inhoud
  • Betrouwbaardere inhoud
  • Leesvriendelijkere inhoud
  • Een andere manier van samenstellen
  • Efficiënter werken
  • Draagvlak creëren onder zowel studenten als de mensen die de studiegidsen moeten gaan maken
gerard-den-dubbelden
Dhr. Den Dubbelden, ROC Midden Nederland

“Met die punten in mijn achterhoofd ben ik op zoek gegaan naar een oplossing. Het proces tot dan toe was als volgt. Dienst Onderwijs en Innovatie (O&I) maakte jaarlijks een format in Word en dat kwam bij mij binnen. Ik publiceerde dat vervolgens op SharePoint voor de colleges. Die moesten dat weer downloaden, knippen en plakken om er studiegidsen mee te maken. Dan weer opslaan als pdf, naar mij opsturen en ik publiceerde dat vervolgens weer op SharePoint voor de studenten. Doordat het een Word format betrof en het niet helemaal dichtgetimmerd was voor creativiteit van medewerkers, leidde dat niet altijd tot even goede stukken. Er was weinig uniformiteit, er werden eigen keuzes gemaakt, etc. Daar wilden we vanaf. We zochten naar een manier om de studiegids in verschillende componenten samen te stellen en met behulp van autorisaties sommige stukken wel en andere niet aanpasbaar te maken.”

"We zochten enkel een applicatie voor de creatie van de studiegids"

“Nu zijn er wel concurrenten op de markt die steun bieden bij het verzamelen van informatie van de opleiding dat leidt tot een studiegids. Dat wilden we niet. We zochten enkel een applicatie voor de creatie van de studiegids. Daar sloot FormuLeer perfect bij aan. We werkten al met een invultool om EduArte te vullen en daar zijn contacten uit gevloeid. Tijdens de lancering van de doorontwikkeling van de invultool tot OERknal, werd ik heel blij van het stukje publicatie dat daarbij was gecreëerd in de vorm van FormuLeer. Dat is precies wat ik zocht voor ons proces van studiegids publicatie. Op dat moment was het nog een conceptversie en zijn we met enkele klankbordgroepen samen gekomen om ideeën te bespreken die hebben geleid tot een lijst requirements. Die input staat aan de basis van het huidige FormuLeer, waar we overigens op 1 februari mee zijn gaan werken.”

Autorisaties in de workflow

ROC Midden Nederland heeft nu zo’n 150 mensen geautoriseerd en onderscheidt vier rollen in de workflow:

  1. Het invullen/maken van een document (door docenten)
  2. Het controleren/redactioneel bekijken (door het management of een collega docent)
  3. Het examenplan formeel vaststellen (door een autonome examencommissie)
  4. De finale vaststelling (door een afdelingsmanager of collegedirecteur, verantwoordelijk betreffende Crebo)

In deze workflow moet iedere stap eerst succesvol worden uitgevoerd alvorens men door mag naar de volgende. De workflow is voor elke onderwijsinstelling overigens naar wens in te richten. En de autorisaties hoeven niet bij één persoon per rol te liggen. Er kunnen bijvoorbeeld meerdere docenten worden geautoriseerd om stap 1 en/of 2 uit te voeren.

“Wat ik in de samenwerking tot nu toe prettig vind, is dat die eerste slag heel goed gemaakt is. De opbrengst van de klankbordgroepen is duidelijk vertaald in requirements. Er is heel goed geluisterd en dat heeft geleid tot een product waar we ons behoorlijk in herkennen. Natuurlijk kost het meedenken wel wat input en is het spannend om aan zo’n traject te beginnen, maar ik heb een zonnig karakter en zie niet steeds beren op de weg. We helpen elkaar: wij hebben een passend product en FirstKlas kan FormuLeer doorontwikkelen voor andere roc’s. Dat is niet verkeerd.”

De besparing door FormuLeer

“Als we terugkijken naar het wensenlijstje van de initiële opdracht vanuit het college van bestuur zijn we aardig geslaagd: de studiegids is nu kwalitatief beter van inhoud, beter leesbaar en we werken op een efficiëntere manier. De gelaagde autorisatie zorgt echt voor een kwaliteitsslag. De efficiëntie zit in FormuLeer op verschillende niveaus:

  • Communicatie van FormuLeer met ons SIS, EduArte, is goed geregeld. Behoorlijk veel informatie vanuit EduArte kan in de studiegids worden gepubliceerd. Dat scheelt een hoop knip- en plakwerk
  • Ook gegevens uit SBB worden geïmporteerd, zoals opleidingsstructuur en opleidingsduur
  • Het koppelen van vergelijkbare gidsen zodat de overeenkomstige onderdelen slechts één keer hoeven te worden ingevuld en in alle gekoppelde gidsen terecht komen.
  • Hergebruik van bestaande gidsen

Voor nu schatten we de tijdsbesparing op zo’n 50%. Maar de echte bespaarslag zullen we waarschijnlijk volgend jaar maken. Dan kunnen we de gidsen van vorig cohort hergebruiken en hooguit wat aanpassen. Dit jaar stonden die er natuurlijk nog niet in. In het hele proces tot de creatie van FormuLeer is ook het interne proces onder de loep genomen. Het format is opnieuw bekeken, heeft een redactieslag gehad en is verbeterd. Het is nu een coherenter geheel. Afspraken in het examenreglement liggen nu vast en kunnen niet meer door gebruikers aangepast worden. En doordat we de klankbordgroepen vanaf het begin hebben betrokken was ook meteen duidelijk bij welke onderdelen flexibiliteit (in de vorm van opties of vrije velden) wel onontbeerlijk was. En dat kon gerealiseerd worden in FormuLeer.”

Aparte studiegids voor de entreeopleiding

“Een ander mooi voordeel is dat we onze wens kunnen waarmaken om een aparte studiegids te maken voor de entreeopleidingen en een gids voor niveau 2-3-4. FormuLeer ondersteunt dat onderscheid in de applicatie. Voor volgend jaar staat op de agenda dat we ook gebruik gaan maken van een aparte keuzedelengids, een wens vanuit de colleges.”

Studentvriendelijke studiegids

“De studiegids is nu ook studentvriendelijker en beter leesbaar middels foto’s, infographics, etc. Natuurlijk blijft de wet- en regelgeving netjes geborgd aangezien we dat verplicht zijn aan de onderwijsinspectie. Dat houden we altijd in ons achterhoofd, maar de student moet er ook mee uit de voeten kunnen. De studiegids wordt, als die klaar is, nu in pdf opgeslagen en automatisch vanuit het systeem naar DOS gemaild. Ik of één van mijn collega’s plaatst deze nu nog handmatig op SharePoint. Dat staat ook op de wensenlijst voor komend jaar om dat te automatiseren. Wellicht maken we in de toekomst nog verdere stappen daarin middels een webversie. Dat is namelijk al mogelijk in FormuLeer.”

Over ROC Midden Nederland

ROC Midden Nederland is een onderwijsinstituut in de provincie Utrecht dat middelbaar beroepsonderwijs (mbo) aanbiedt. Met vestigingen in Utrecht, Nieuwegein en Amersfoort bedient het zo’n 20.000 studenten verdeeld over 20 colleges en een VAVO afdeling. Tientallen beroepsopleidingen leiden de studenten op tot vakbekwame en maatschappelijk betrokken mensen.

Contact

FirstKlas
Gestelsestraat 258
5654 AM Eindhoven
040 - 293 03 95
info@firstklas.nl