Geoptimaliseerde studieloopbaanbegeleiding middels STAPP

geplaatst op: 8 maart 2021
Categorie(ën): Klantcase | STAPP

Veel mbo-instellingen bieden, naast het regulier onderwijs, (aankomende) studenten extra begeleiding om ze zo goed mogelijk te ondersteunen richting het behalen van hun diploma. Studenten kunnen bijvoorbeeld studieloopbaanbegeleiding krijgen en advies vragen over hun opleiding, carrièrekansen en toekomst. Maar ook bij problemen thuis of op school kunnen studenten via schoolmaatschappelijk werk begeleiding krijgen. Ook bij ROC Mondriaan in de regio Haaglanden is de begeleiding voor studenten met een hulpvraag een belangrijk onderdeel van het aanbod. Maar hoe stroomlijnt, volgt en administreert ROC Mondriaan dit proces van studentenbegeleiding?

Studieloopbaanbegeleiding bij ROC Mondriaan

Bij ROC Mondriaan kunnen jongeren, (aankomende) studenten en herstarters bij het Studie Info Punt (StIP) terecht voor voorlichting en advies over studie en opleidingen, testen, trainingen, coördinatie ten behoeve van passend onderwijs, financiële dienstverlening en sociale veiligheid. Daarnaast is er op iedere campus een multidisciplinair team (loopbaanadviseurs, schoolmaatschappelijk werkers en medewerker student transfer). Deze campusvoorzieningen zijn bedoeld om studenten tijdens hun opleiding laagdrempelig en pro-actief te begeleiden. Dit ter voorkoming van uitval en om uiteindelijk de student zijn/haar diploma te laten halen.

STAPP bij ROC Mondriaan

STAPP is een webapplicatie die mbo-instellingen ondersteunt bij het registreren van en het rapporteren over studenten die studieloopbaanbegeleiding krijgen en/of in een schoolmaatschappelijk werk traject zitten. Met STAPP kunnen loopbaanadviseurs, schoolmaatschappelijk werkers, coaches, frontoffice- en administratief medewerkers:

  • Trajecten voor studenten registreren en volgen
  • Activiteiten zoals studiekeuzetests, intakegesprekken, etc. toekennen
  • Documenten en formulieren verwerken
  • Communicatie over trajecten verzorgen
  • Rapportages uitdraaien.

ROC Mondriaan gebruikt STAPP voor het beheer van studieloopbaantrajecten. STAPP wordt binnen het StIP gebruikt aan de ‘voorkant’: het aanmelden, intakes verzorgen en plaatsen. Op de campussen gebruiken de loopbaanadviseurs en schoolmaatschappelijk werkers STAPP voor het volgen van de studenten gedurende hun opleidingstraject. Bij ROC Mondriaan hanteert men een case-gebaseerde aanpak, met ca. 8.000 lopende trajecten per jaar.

“Er gebeurt veel rondom studentenbegeleiding en het is belangrijk om dat allemaal goed vast te leggen. Zodat niet iedereen op zijn/haar vierkante meter met een student bezig is en dat als de student vervolgens in het traject verder gaat er niemand meer weet wat er gebeurd is.  Deze rapportage van diensten is dus erg belangrijk voor het StIP en de campusvoorzieningen en STAPP voorziet daarin”, vertelt Mirjam Stommen, loopbaanadviseur bij het StIP.

“STAPP biedt ons als professionals een optimale ondersteuning in onze werkzaamheden en we kunnen studenten optimaal begeleiden richting hun diploma.” - Mirjam Stommen, ROC Mondriaan.

Meerwaarde van de applicatie

STAPP maakt het mogelijk voor verschillende studentenbegeleiding professionals om verantwoord met vertrouwelijke informatie om te gaan. Ze kunnen in hetzelfde systeem (samen)werken: ze zien van elkaar welke stappen er al zijn genomen en door wie. Mirjam wijdt uit over de rol van STAPP binnen ROC Mondriaan: “Wat gebeurt er nou met die student? Wat is er al gebeurd en waar kan ik mee verder? Je kunt ook zien wie er al mee bezig is geweest. Dan weet je ook meteen met wie je contact op moet nemen als je extra informatie nodig hebt of als je een case wilt doorspreken.”

Daarnaast gebruikt ROC Mondriaan STAPP ook om managementinformatie te bundelen. Met deze informatie kan er aan interne en externe partijen inzicht in de trajecten worden gegeven. Mirjam Stommen vertelt: “Met de informatie uit STAPP kunnen we de caseload per adviseur bepalen. We kunnen zien hoeveel aanmeldingen er geweest zijn en hoeveel tijd er per aanmelding besteed is. En hoeveel doorverwijzingen er zijn geweest naar hulpverlenende instanties. Dit is allemaal belangrijke informatie voor in de verantwoordingsrapportage.”

Volgens Annemieke Bol, Hoofd van het Studie Info Punt bij ROC Mondriaan heeft STAPP de gebruikers en ROC Mondriaan het volgende gebracht: “dat je als studentenbegeleiding professional de verantwoordingsrapportage kan maken en dat je inhoudelijk een volgsysteem hebt om te kunnen bekijken wat je tot nu toe gedaan hebt, welke stappen je nog meer kunt zetten en dat je de student kunt volgen naar de volgende collega. Voor ROC Mondriaan breed zijn de voordelen die samenwerking tussen collega’s en de mogelijkheid tot managementrapportage”. 

FirstKlas als partner

ROC Mondriaan gebruikte al enkele jaren naar tevredenheid de maatwerk softwareapplicatie die de basis vormt voor de webapplicatie STAPP. Door vragen vanuit het onderwijs heeft FirstKlas met medewerking van ROC Mondriaan een ontwikkeling gestart voor SaaS (Software as a Service) software. Dit heeft geresulteerd in de ontwikkeling van STAPP. We kunnen dus met recht stellen dat de applicatie tot stand is gekomen vóór en dóór het mbo.  De samenwerking tussen FirstKlas en ROC Mondriaan kenmerkte zich als prettig en flexibel. Annemieke geeft aan: “Communicatie rondom veranderingen in de applicatie moeten niet worden onderschat en had op punten beter gekund. Maar over ons contactpersoon bij FirstKlas (projectleider), heb ik niks meer dan lof. Hij handelt heel snel, pakt alles op en is heel klantvriendelijk.”

Er zijn vanuit ROC Mondriaan ook zeker nog wensen voor de toekomst. FirstKlas vindt het een mooie uitdaging om hierin mee te denken en de processen omtrent studentenbegeleiding nog verder te stroomlijnen en mogelijk breder in te zetten in de organisatie.

Optimale ondersteuning richting de toekomst

Met STAPP kunnen mbo-instellingen hun proces van studieloopbaanbegeleiding op een gebruikersvriendelijke manier automatiseren en daarmee tijd en kosten besparen.  Mirjam Stommen: “STAPP biedt ons als professionals dus een optimale ondersteuning in onze werkzaamheden en studenten kunnen we optimaal begeleiden richting hun diploma.”

Wilt u meer informatie over hoe wij uw proces van studieloopbaanbegeleiding kunnen ondersteunen met STAPP? Neem contact op met een van onze adviseurs voor een vrijblijvende afspraak: 

✆ 040-2930395
✉ info@firstklas.nl


Over ROC Mondriaan

ROC Mondriaan

ROC Mondriaan is de grootste opleider voor middelbaar beroepsonderwijs (mbo) in de regio Haaglanden. Mondriaan biedt circa 240 mbo-opleidingen aan. Daarnaast verzorgt Mondriaan onderwijs en educatie voor volwassenen. Mondriaan organiseert het onderwijs kleinschalig op 27 scholen in Den Haag, Delft, Leiden en Naaldwijk. De scholengemeenschap heeft circa 18.000 mbo-studenten en nog eens 8000 cursisten educatie inclusief volwassenenonderwijs. Er zijn zo’n 1900 medewerkers werkzaam.

Mondriaan leidt zijn studenten op tot vakkundige beroepsbeoefenaars: goed voorbereid op een vervolgopleiding en de ontwikkelingen op de arbeidsmarkt. Daarnaast draagt Mondriaan bij aan de ontwikkeling van zijn studenten tot verantwoordelijke burgers. Zo vinden onze studenten een waardevolle plek in de maatschappij en dragen ze bij aan de economische en sociale ontwikkeling van de regio.

Contact

FirstKlas
Gestelsestraat 258
5654 AM Eindhoven
040 - 293 03 95
info@firstklas.nl