Vernieuwde mbo-opleiding invoeren in SIS kan en moet beter

geplaatst op: 22 maart 2021
Categorie(ën): Oerknal

Binnen elke onderwijsinstelling komt het regelmatig voor dat er nieuwe opleidingen in het curriculum komen of bestaande opleidingen worden vernieuwd. Hoe groter de diversiteit aan colleges, faculteiten, opleidingen en vakken is, hoe groter het belang is dit niet alleen inhoudelijk goed te structureren, maar ook procesmatig. Regionale opleidingscentra (roc’s) kennen deze problematiek maar al te goed. Vanuit het SBB (Samenwerkingsorganisatie Beroepsonderwijs) worden kerntaken en werkprocessen beschreven. Om een opleiding te vernieuwen worden nieuwe formatieve en summatieve structuren opgesteld door een team van docenten, teamleiders en adviseurs onderwijs en examinering. 

So far so good. Maar dan start een proces om deze nieuwe summatieve en formatieve structuren in het Studenten Informatie Systeem (SIS) te krijgen. Onder andere met als doel hier ook een Onderwijs- en Examenregeling (OER) van te kunnen maken. Veel roc’s werken met een SIS genaamd Eduarte. Het onderwijsteam dat de vernieuwde opleiding heeft gemaakt, stelt daarvoor vaak Word-documenten en Excel-bestanden op. Om die vervolgens in Eduarte te krijgen, worden de summatieve en formatieve structuren overgetypt. Dat is niet alleen veel en dubbel werk, maar ook niet eenvoudig. Ter illustratie; voordat een onderwijskundige met het SIS kan werken moet diegene eerst een cursus gevolgd hebben bestaande uit tien dagdelen. Vervolgens gaat deze medewerker de structuren in Eduarte invoeren. Hierbij is weinig controle vanuit het systeem zelf. Dat geldt voor zowel het niet of onjuist invullen van velden als voor de planning en overzichtelijkheid ervan. Vaak worden de onderwijsmedewerkers hierbij ondersteund door functioneel beheerders van de afdeling Informatie Management. Alles bij elkaar een complex en arbeidsintensief proces met veel dubbel werk en hoge foutgevoeligheid. Dat kan en moet beter!

OERknal ondersteunt en verbetert het proces

Op basis van deze probleemstelling heeft FirstKlas in 2018 een applicatie ontwikkeld, OERknal geheten. Samen met vier roc’s is eerst de gewenste functionaliteit afgestemd om deze vervolgens als een soort add-on op Eduarte te realiseren. Dat betekent dat er zowel uit Eduarte informatie wordt geïmporteerd als naar toe wordt geëxporteerd. Vanaf 1 januari 2019 is OERknal volledig operationeel en inmiddels bij vijf verschillende roc’s in gebruik. 

Nieuw kwalificatiedossier betekent dat roc’s de opleidingen zullen aanpassen

Op dit moment is het actueel dat in de sector Economie de roc’s dienen te komen tot een nieuw kwalificatiedossier Business Services. Dat betekent dat de opleidingen Zakelijke Dienstverlening opnieuw tegen het licht worden gehouden met als doel kwalitatief toekomstbestendig beroepsonderwijs te maken dat duurzaam inzetbare medewerkers aflevert. Dit hangt ook samen met de wens meer themagericht te willen werken met bovendien een groter accent op digitaal lesgeven. Dat betekent dat de processen zoals eerder beschreven in gang worden gezet. Uiteraard zal het onderwijsteam nog steeds deze opleidingen inhoudelijk moeten structureren op basis van summatieve en formatieve componenten. Maar met behulp van OERknal is het nu veel eenvoudiger om dit in het SIS te krijgen. Uiteraard krijgen de onderwijsmedewerkers ook hier eerst een training voor. Maar deze bedraagt minder dan 20% van de eerder genoemde cursustijd. Vervolgens helpt OERknal de gebruikers verder aan de hand van workflows en vooraf geïmporteerde informatie van bronsystemen zoals SBB.

Geen dubbel werk en betere samenwerking

OERknal haalt eerst de kerntaken en werkprocessen op uit SBB. De onderwijsmedewerkers voegen hier op basis van rollen en workflows de gewenste examenstructuren aan toe. Wanneer bepaalde verplichte velden niet zijn ingevuld, geeft het systeem dat aan. Er is dus geen dubbel werk en een kleinere kans op het maken van fouten. Voor het formatieve deel geldt dat het onderwijsteam vrij is de gewenste vakken op te geven met daaraan verbonden de toetsbomen en formules voor het berekenen van de cijfers. Alle betrokken functionarissen hebben inzicht in dezelfde informatie. Ze zien van elkaar wat er gebeurt,  wat er wordt vastgelegd en worden genotificeerd wanneer ze wat moeten doen. Alles bij elkaar is dit aanzienlijk minder werk, een verhoging van de kwaliteit en het team krijgt een tool om de onderlinge samenwerking significant te verbeteren.

Om vervolgens een OER of andere soorten onderwijsdocumenten te maken op basis van de ingevoerde nieuwe onderwijs- en examenprogramma’s biedt FirstKlas een additionele applicatie: FormuLeer. Dit is een applicatie die gegevens uit andere bronnen zoals Eduarte, OERknal en SBB haalt en daarmee onderwijsdocumenten in pdf-formaat genereert en eenvoudig als website publiceert voor studenten. Voorbeelden van deze documenten zijn een OER, studiegids, examenplan of keuzedelengids.

Zoals gezegd zijn OERknal en FormuLeer al meer dan twee jaar in gebruik bij verschillende roc’s, die ook twee maal per jaar bijeenkomen in een gebruikersgroep. Daar bepalen zij samen met FirstKlas o.a. de roadmap voor verdere toekomstige functionaliteiten. Beide applicaties zijn volkomen met elkaar geïntegreerd. Het zijn met recht applicaties voor en door het mbo.

Meer informatie?

Heeft u verdere vragen of wilt u met eigen ogen zien hoe OERknal en/of FormuLeer precies werkt? Neem contact op met een van onze adviseurs voor een vrijblijvende afspraak:

✉ info@firstklas.nl
✆ 040-2930395

Contact

FirstKlas
Gestelsestraat 258
5654 AM Eindhoven
040 - 293 03 95
info@firstklas.nl